Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß:

• Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Geltende Telekommunikations- und Digitale-Dienste-Gesetze

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Bereitstellung unserer Dienste, den Betrieb unserer Website und die Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich ist.

Beim Besuch unserer Website erfasst unser Hosting-Anbieter automatisch:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• Besuchte Seiten

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb der Website).

Logdateien werden aus Sicherheitsgründen gespeichert und automatisch gelöscht.

Bei Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail verarbeiten wir:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Firmenname (falls angegeben)
• Nachrichteninhalt

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation)

Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage geklärt ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Anfragen über das Formular auf der Seite KI-Beratung werden über Formspree Inc. (USA) per E-Mail an uns weitergeleitet. Mit Formspree besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von Standardvertragsklauseln.

Bei der Bereitstellung von KI-Voice-Agents, Chatbots oder Automatisierungsdiensten verarbeiten wir möglicherweise personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden.

Dies kann umfassen:

• Anrufaufzeichnungen
• Sprachdaten
• Transkripte
• Kundennamen und Kontaktdaten
• CRM-Daten
• Supportanfragen

In diesen Fällen:

• Ist der Kunde der Verantwortliche
• Agieren wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO
• Wird ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen

Wir verarbeiten Daten ausschließlich nach dokumentierten Anweisungen des Kunden.

Unsere Dienste können KI-Systeme umfassen, die Eingabedaten verarbeiten, um automatisierte Antworten zu generieren.

KI-Verarbeitung kann umfassen:

• Verarbeitung natürlicher Sprache
• Spracherkennung
• Text-zu-Sprache-Generierung
• Automatisierte Workflow-Ausführung

KI-Ausgaben werden automatisch generiert und erfordern möglicherweise menschliche Aufsicht.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Geschäftsinteressen)

7.1 Hosting (Vercel)

Diese Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet Vercel technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite und Browser-Informationen (Server-Logfiles), um die Website auszuliefern und vor Missbrauch zu schützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Bereitstellung der Website). Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

7.2 Website-Chat (KI-Assistent)

Auf unserer Website können Sie mit einem KI-gestützten Chat-Assistenten schreiben. Dabei verarbeiten wir die Inhalte Ihrer Nachrichten sowie eine zufällig erzeugte Sitzungskennung. - Erzeugung der Antworten: Ihre Nachrichten werden an Anthropic PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA übermittelt, um die Antworten des Assistenten zu erzeugen. Anthropic verwendet die über die API übermittelten Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle. - Speicherung der Gesprächsverläufe: Die Verläufe werden bei Supabase Inc. gespeichert, Serverstandort Deutschland, um Anfragen nachzuvollziehen und den Assistenten zu verbessern. Wir löschen sie nach drei Monaten. - Terminanfragen aus dem Chat: Wenn Sie im Chat Name und E-Mail-Adresse für eine Rückmeldung angeben, werden diese über Formspree Inc. (USA) per E-Mail an uns weitergeleitet.

Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten ein. Die Antworten werden automatisch erzeugt und können fehlerhaft sein. Sie sind keine verbindliche Auskunft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage, vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen Beantwortung von Anfragen). Mit den genannten Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von Standardvertragsklauseln.

7.3 Online-Terminbuchung (Calendly)

Für die Buchung von Beratungsterminen nutzen wir Calendly (Calendly LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, USA). Der Kalender wird erst geladen, wenn Sie im Buchungsfenster auf „Kalender laden“ klicken. Vorher werden keine Daten an Calendly übertragen. Beim Laden und bei einer Buchung verarbeitet Calendly insbesondere Ihre IP-Adresse, Browser-Informationen, den gewählten Termin sowie die Angaben, die Sie im Buchungsformular machen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Anmerkungen). Rechtsgrundlage für das Laden des Kalenders ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie durch den Klick erteilen und jederzeit für die Zukunft widerrufen können, indem Sie den Kalender nicht mehr laden. Für die Durchführung des gebuchten Termins ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Calendly ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: https://calendly.com/privacy

7.4 Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server eingebunden. Beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern hergestellt.

7.5 Weitere Dienstleister

Im Rahmen unserer Dienstleistungen für Kunden setzen wir weitere Anbieter ein (z. B. Cloud-Infrastruktur, Telekommunikation, E-Mail). Diese verarbeiten personenbezogene Daten nur in unserem Auftrag und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen. Eine Liste der Unterauftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Diese Website setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Im Speicher Ihres Browsers (Local Storage / Session Storage) legen wir lediglich ab: - Ihre gewählte Sprache (Deutsch/Englisch), - eine zufällige Kennung der laufenden Chat-Sitzung, - ob Sie dem Laden des Terminkalenders während Ihres Besuchs zugestimmt haben.

Diese Angaben sind für die von Ihnen gewünschten Funktionen erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und werden nicht an uns oder Dritte übermittelt. Die Sitzungsangaben werden beim Schließen des Browsers gelöscht, die Sprachwahl können Sie über die Browsereinstellungen löschen.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange wie nötig für:

• Vertragserfüllung
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
• Berechtigte Geschäftszwecke

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. Handels- und Steuerrecht) können eine Speicherung von bis zu 10 Jahren erfordern.

Falls personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR übertragen werden, geschieht dies nur, wenn:

• Ein Angemessenheitsbeschluss vorliegt (Art. 45 DSGVO), oder
• Standardvertragsklauseln implementiert sind (Art. 46 DSGVO)

Einzelpersonen haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, kann diese jederzeit widerrufen werden.

Anfragen können gesendet werden an: info@optimis-ai.com

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Für Deutschland ist die zuständige Behörde im Regelfall: Die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes.

Wir implementieren angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO, einschließlich:

• Verschlüsselung
• Zugangskontrollen
• Rollenbasierte Berechtigungen
• Sichere Hosting-Infrastruktur

Sofern nicht ausdrücklich in einer separaten Vereinbarung angegeben, führen wir keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO durch, die rechtliche Wirkungen entfaltet.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um rechtliche oder technische Änderungen abzubilden.

We process personal data in accordance with:

• Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR)
• German Federal Data Protection Act (BDSG)
• Applicable telecommunications and digital services laws

Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person.

We process personal data only to the extent necessary to provide our services, operate our website, and fulfill contractual obligations.

When you visit our website, our hosting provider automatically collects:

• IP address
• Date and time of access
• Browser type and version
• Operating system
• Referrer URL
• Accessed pages

Legal basis:

Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in secure and stable operation of the website).

Log files are stored for security reasons and automatically deleted.

If you contact us via contact form or email, we process:

• Name
• Email address
• Company name (if provided)
• Message content

Legal basis:

• Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual measures)
• Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in communication)

Data is deleted once the request is resolved unless statutory retention obligations apply.

Enquiries sent via the form on the AI consulting page are forwarded to us by email via Formspree Inc. (USA). A data processing agreement is in place with Formspree; transfers to the USA are based on the EU-US Data Privacy Framework or Standard Contractual Clauses.

When providing AI voice agents, chatbots, or automation services, we may process personal data on behalf of our clients.

This may include:

• Call recordings
• Voice data
• Transcripts
• Customer names and contact details
• CRM data
• Support inquiries

In such cases:

• The client is the data controller
• We act as data processor under Art. 28 GDPR
• A separate Data Processing Agreement (DPA) is concluded

We process data exclusively according to documented client instructions.

Our services may involve AI systems that process input data to generate automated responses.

AI processing may include:

• Natural language processing
• Voice recognition
• Text-to-speech generation
• Automated workflow execution

AI outputs are generated automatically and may require human oversight.

Legal basis:

• Art. 6(1)(b) GDPR (contract performance)
• Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate business interests)

7.1 Hosting (Vercel)

This website is hosted by Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA. When you visit the site, Vercel processes technically necessary data such as your IP address, date and time of access, the page requested and browser information (server log files) in order to deliver the website and protect it against misuse. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in providing a secure and stable website). A data processing agreement is in place with Vercel. Transfers to the USA are based on the EU-US Data Privacy Framework or Standard Contractual Clauses (Art. 46 GDPR).

7.2 Website chat (AI assistant)

You can write to an AI-based chat assistant on our website. We process the content of your messages and a randomly generated session ID. - Generating replies: Your messages are sent to Anthropic PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA, to generate the assistant's replies. According to Anthropic, data sent via its API is not used to train its models. - Storing conversations: Conversations are stored with Supabase Inc., server location Germany, so we can follow up on enquiries and improve the assistant. We delete them after three months. - Appointment requests from the chat: If you provide your name and email address in the chat so we can get back to you, these are forwarded to us by email via Formspree Inc. (USA).

Please do not enter sensitive data in the chat. Replies are generated automatically and may contain errors; they are not binding advice. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (handling your enquiry, pre-contractual measures) and Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in answering enquiries quickly). Data processing agreements are in place with these providers; transfers to the USA are based on the EU-US Data Privacy Framework or Standard Contractual Clauses.

7.3 Online appointment booking (Calendly)

We use Calendly (Calendly LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, USA) for booking consultations. The calendar is only loaded once you click "Load calendar" in the booking window. No data is sent to Calendly before that. When the calendar is loaded and when you book, Calendly processes in particular your IP address, browser information, the selected time slot and the details you enter in the booking form (e.g. name, email address, company, notes). The legal basis for loading the calendar is your consent (Art. 6(1)(a) GDPR, Section 25(1) TDDDG), given by clicking, which you can withdraw at any time for the future by not loading the calendar again. For carrying out the booked appointment, the legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR. Calendly is certified under the EU-US Data Privacy Framework. More information: https://calendly.com/privacy

7.4 Fonts

The fonts used on this website are hosted locally on our server. No connection is made to servers of Google or other font providers when you visit the website.

7.5 Other service providers

When providing services to our clients, we use further providers (e.g. cloud infrastructure, telecommunications, email). They process personal data only on our behalf and under data processing agreements. A list of sub-processors is available on request.

This website does not use analytics or marketing cookies. We only store the following in your browser's storage (local storage / session storage): - your selected language (German/English), - a random ID for the current chat session, - whether you agreed to load the booking calendar during your visit.

This is required for the functions you request (Section 25(2) no. 2 TDDDG) and is not transmitted to us or third parties. Session data is deleted when you close your browser; you can delete the language setting in your browser settings.

We store personal data only as long as necessary for:

• Contract fulfillment
• Legal retention obligations
• Legitimate business purposes

Statutory retention periods (e.g., commercial and tax law) may require storage for up to 10 years.

If personal data is transferred to countries outside the EU/EEA, this is done only if:

• An adequacy decision exists (Art. 45 GDPR), or
• Standard Contractual Clauses are implemented (Art. 46 GDPR)

Individuals have the right to:

• Access their data (Art. 15 GDPR)
• Rectification (Art. 16 GDPR)
• Erasure (Art. 17 GDPR)
• Restriction of processing (Art. 18 GDPR)
• Data portability (Art. 20 GDPR)
• Object to processing (Art. 21 GDPR)

Where processing is based on consent, consent may be withdrawn at any time.

Requests can be sent to: info@optimis-ai.com

You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority.

For Germany, the competent authority is generally: The data protection authority of your federal state (Bundesland).

We implement appropriate technical and organizational measures (TOMs) in accordance with Art. 32 GDPR, including:

• Encryption
• Access controls
• Role-based permissions
• Secure hosting infrastructure

Unless explicitly stated in a separate agreement, we do not conduct fully automated decision-making within the meaning of Art. 22 GDPR that produces legal effects.

We reserve the right to update this Privacy Policy to reflect legal or technical changes.